Elektronisches Dokumentenmanagement ermöglicht Ihnen Ihre Dokumente schnell und effizient mit dem PC zu verwalten und zu archivieren. Auf Knopfdruck können Sie von jedem PC-Arbeitsplatz aus auf Ihre archivierten Dokumente innerhalb von Sekunden zugreifen.

• zu deutlich geringeren Kosten, als es auf Papierbasis mit Ordnern möglich ist!

• Erfassen
• Indexieren
• Ablegen & Archivieren
• Suchen

Mit dem Erfassen machen Sie die Dokumente für das Dokumentenmanagementsystem verfügbar.

• Digitalisieren von Dokumenten mit dem Scanner
• z.B. eingehende Rechnungen und Korrespondenz
• Übernahme von EDV-Dateien
• PC-Dokumente aller Art, z.B. aus beliebigen Windows-Applikationen

Nach dem Erfassen liegen Ihre Dokumente im DMS vor. Für die spätere Recherche werden die Dokumente jetzt mit Schlagworten (Suchbegriffen) versehen, wie z.B. Rechnungsnummer, Datum, Dokumententyp. Art und Anzahl der Schlagworte können Sie für jedes Archiv frei wählen. Sie können das Indexieren durch verschiedene Möglichkeiten realisieren wie z.B.

• Manuelle Eingabe und Auswahllisten

Die manuelle Eingabe der Suchbegriffe über die Tastatur oder die Auswahl vorgegebener Suchbegriffe mittels Auswahlliste ist immer möglich.

• Texterkennung (OCR)

Auf Standarddokumenten z.B. ausgehender Korrespondenz, werden die Suchbegriffe vollautomatisch erkannt und ins Archiv gelegt.

Nachdem die Dokumente mit Suchbegriffen versehen wurden, werden sie nun im digitalen Archiv abgelegt. Dieses nimmt Ihnen die Software vollständig ab. Die Datenbank wird dabei automatisch um die neuen Suchbegriffe erweitert. Ältere oder seltener benötigte Dokumente können automatisch auf langsamere Speichermedien z.B. (CD-R), ausgelagert werden (Migration).

Bei der Recherche kann ein DMS seine Stärken voll zur Geltung bringen. Sie können nach allen Schlagworten suchen, die Sie bei der Ablage vergeben haben.

• in wenigen Sekunden sehen sie jedes Dokument auf dem Bildschirm
• durch Kombinationssuchen nach Dokumentenname, Dokumententyp, Belegnummer oder anderen Suchbegriffen finden Sie abgelegte Dokumente mit höchster Sicherheit
• mehrere Kollegen können gleichzeitig auf die selben Dokumente zugreifen
• anzeigen und ausdrucken von jedem Windows-Arbeitsplatz aus

• Docuware Recognition (Zusatzmodul zur automatischen Indizierung gescannter Dokumente z.B. durch OCR bei standardisierten Vorlagen )
  
• Docuware Autoindex ( Zusatzmodul zur automatischen Ergänzung von Datenbankinformationen anhand eindeutiger Suchschlüssel )
• Docuware Cold Read ( Zusatzmodul zur automatischen Archivierung von Host erstellten textbasierenden Spooldaten
  
• Docuware Active Import (Zusatzmodul zum automatischen Importieren von Dateien)